Svi izvještaji, isprave i knjige moraju se čuvati 11 godina!

Od 1. siječnja produljen je rok čuvanja knjigovodstvenih isprava. Za nepoštovanje rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisana je kazna do 100.000 kuna za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu te kazna za odgovornu osobu do 20.000 kuna

Novim Zakonom o računovodstvu, koji je na snazi od 1. siječnja 2016., produljen je rok čuvanja knjigovodstvenih isprava. Prema propisu koji sada vrijedi, sve knjigovodstvene isprave na temelju kojih su uneseni podaci u dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige čuvaju se jedanaest godina. Isprave na temelju kojih se unose podaci u poslovne knjige poduzetnika ulazni su i izlazni računi, otpremnice, primke, dostavnice, ugovori i drugi dvostranopravni akti, odluke, rješenja, izračuni, tj. svaka pisana isprava ili elektronički zapis sastavljeni tako da stručna osoba može iz njih nedvojbeno spoznati poslovni događaj evidentiran tim ispravama. Sadržaj isprave može samostalno svjedočiti o određenom poslovnom događaju ili povezano s drugim ispravama koje su njoj navedene, ali u oba slučaja mora davati točnu, jasnu i potpunu informaciju o činjenicama vezanima uz određeni poslovni događaj.

Odgovorna osoba i potpis

Poduzetnik ili osoba koju on ovlasti svojim potpisom na ispravi jamči da je isprava vjerodostojna i da ima potreban sadržaj. Iznimno, izlazni računi za obavljene isporuke dobara i usluga ne moraju biti potpisani ako su sastavljeni u skladu s poreznim propisima. Uz to, poduzetnik je dužan odrediti odgovornu osobu koja će kontrolirati vjerodostojnost isprava na temelju kojih se unose podaci u poslovne knjige. Sve je te dokumente poduzetnik dužan čuvati, bilo na elektroničkom mediju bilo u papirnatom obliku, najmanje jedanaest godina. Rok od jedanaest godina počinje teći posljednjega dana poslovne godine u kojoj su podaci iz isprava uneseni u poslovne knjige.

Isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama čuvaju se trajno. Riječ je o dokumentaciji koja je relevantna za ostvarivanje prava u sustavima socijalnih osiguranja, pa bi prema toj logici trajno trebalo čuvati i popise o isplatama drugoga dohotka na koji su plaćeni doprinosi za mirovinsko osiguranje.

Poslovne knjige

I poslovne knjige treba čuvati najmanje jedanaest godina, a rok se računa od posljednjega dana poslovne godine na koju se knjige odnose. Prijašnji propisi o računovodstvu određivali su kraći rok čuvanja pomoćnih knjiga, a novim zakonom izjednačen je rok čuvanja dnevnika, glavne knjige i pomoćnih knjiga. Svi se ti podaci čuvaju u elektroničkom obliku, zaštićeni na način koji nakon zaključivanja poslovnih knjiga za određenu godinu ne omogućava izmjenu pojedinih njihovih dijelova. Poslovne knjige treba zaključiti u roku od četiri mjeseca od isteka poslovne godine i potpisati ih elektroničkim potpisom. Elektronička pohrana poslovnih knjiga mora biti koncipirana tako da je u svakom trenutku omogućeno njihovo otiskivanje na papiru. Ako to zbog tehničkih razloga poduzetnik ne može osigurati, dužan je zaključiti poslovne knjige i otisnuti ih na papir, mora ih potpisati osoba ovlaštena za zastupanje i poduzenik ih mora uvezati na način koji onemogućava izmjenu pojedinih dijelova ili listova. Tako pospremljenu poslovnu dokumentaciju treba čuvati jedanaest godina.

Poduzetnik sâm odlučuje gdje će čuvati knjigovodstvene isprave i poslovne knjige. Može ih čuvati i izvan Hrvatske, ali samo u državi koja je članica Europske unije. Bez obzira na to gdje se isprave i poslovne knjige čuvaju, u Hrvatskoj ili u drugoj državi članici, te neovisno o načinu pohranjivanja dokumentacije, u elektroničkom ili u papirnatom obliku, poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za tu dokumentaciju i dužan je tijelima nadležnima za nadzor nad poslovanjem na njihov zahtjev u svakom trenutku omogućiti njezinu uporabu.

Financijski izvještaji

Financijski izvještaji moraju se trajno čuvati, i to u izvorniku. Obveza trajnog čuvanja odnosi se na bilancu, račun dobiti i gubitka, izvještaj o sveobuhvatnoj dobiti, izvještaj o novčanim tokovima, izvještaj o promjenama kapitala, bilješke kojima se objašnjavaju određene pozicije financijskih izvještaja, revizorsko izvješće te godišnje izvješće zajedno s izvješćem poslovodstva. Neke od tih izvještaja sastavljaju samo srednji i veliki poduzetnici.

Nepoštovanje propisanih rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja sankcionirani su kao zasebni prekršaji. Za svaki od tih propusta zapriječena je novčana kazna čak do 100.000 kuna za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu te prekršajna kazna za odgovornu osobu pravne osobe do 20.000 kuna.