Svi programi EU izuzeti su od plaćanja PDV-a

Nakon što se izradi opći plan troškova, odnosno proračun za projekt kojim ćemo aplicirati za neki od fondova EU, treba razraditi njegove pojedine stavke, primjerice putne te troškove opreme, troškove lokalnih ureda ako su potrebni te druge troškove i usluge.

Svako putovanje mora biti jasno opravdano projektnim aktivnostima nužnima za uspješnu provedbu projekta. Valja imati na umu da se svako putovanje izvan Hrvatske smatra međunarodnim, čak i ako u jednom danu odete i vratite se, primjerice, iz Ljubljane. Lokalnim putovanjem smatra se svako putovanje unutar Hrvatske, a kretanje unutar nekoga grada, primjerice Zagreba, ne može se obračunati kao trošak.

Što s opremom poslije
Opće je pravilo da treba odabrati najučinkovitije (najekonomičnije) prijevozno sredstvo. U proračunskoj stavci potrebno je naznačiti mjesto polaska i odredište (npr. Split, Hrvatska - Mostar, BiH). Ako se putuje osobnim automobilom, potrebno je napisati i kilometražu prema službenoj cijeni kilometra (ona obuhvaća troškove goriva, održavanja i cestarinu vozila). Ako se putuje vlakom, autobusom ili avionom, potrebno je naznačiti okvirnu cijenu karte (prihvatljiva je samo ekonomska klasa).

Proračunska kategorija ‘oprema i roba’ uključuje najam ili kupnju vozila samo ako je to zaista potrebno da bi se projekt proveo. Troškovi opreme mogu se odobriti samo ako se precizno navede na koju se aktivnost odnose i zašto su nužni za provođenje te aktivnosti. Korisnik će u aplikacijskom dijelu morati objasniti i što će se dogoditi s tom opremom kada projektne aktivnosti završe. Pravilo je da oprema ostaje na korištenje krajnjim korisnicima projekta u svrhu dugoročnog zadovoljavanja postavljenih ciljeva. Bitno je da su svi programi EU izuzeti od plaćanja PDV-a pa svi iznosi u proračunu moraju biti prikazani bez PDV-a!

Ostali troškovi
Ova proračunska stavka popunjava se samo ako se za potrebe projekta uzima u najam posebno odvojeni ured za potrebe projekta. Ostali troškovi ili usluge znatna su proračunska stavka pa ih je potrebno grupirati po aktivnostima (npr. tiskanje brošura) ili po događaju (npr. seminar) u zajedničku stavku s podstavkama kao što su:

• Troškovi publikacija: priprema i tiskanje projektnih brošura, rezultata istraživanja, studija
• Troškovi vanjskih stručnjaka/suradnika: troškovi dnevnica, putovanja i smještaja drugih sudionika koji nisu zaposlenici na projektu, ali sudjeluju u aktivnostima projekta
• Troškovi organiziranja događaja (npr. sastanaka, konferencija, osposobljavanja, radionica i seminara): najam prostorija i opreme, troškovi za putovanja i smještaj za sudionike ondje gdje je to potrebno, prijevodi, materijali/prospekti i troškovi opskrbe hranom do razumne mjere
• Troškovi promidžbe i informiranja: predstavljanje projektnih rezultata obveza je provoditelja projekta (npr. publikacije, brošure, priopćenja za tisak, oglasi, novine, web-stranice itd.)
• Troškovi revizije: obvezna za projekte vrijedne iznad 100.000 eura
• Troškovi prijevoda materijala ili radionica

Financijske usluge
U projektu svakako treba planirati ‘financijske usluge’, poput troškova bankovnih jamstava, troškova transakcija i naknada.